Verwerkersovereenkomst

Deze overeenkomst hoort bij het abonnement. Jullie organisatie is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die jullie in het portaal zetten. Protendis is verwerker.

1. Onderwerp en duur

Wij verwerken persoonsgegevens alleen om het portaal te leveren: regelingen tonen, aanvragen voorbereiden, mailen en bewaren. De overeenkomst loopt zolang het abonnement loopt, plus de 30 dagen waarin jullie alles kunnen downloaden.

2. Welke gegevens

Namen en e-mailadressen van gebruikers, en de persoonsgegevens die in projectplannen, teksten en documenten staan. Zet er geen gegevens over gezondheid of andere bijzondere gegevens van deelnemers of cliënten in.

3. Instructies en geheimhouding

We verwerken de gegevens alleen in opdracht van jullie. Iedereen die bij ons met de gegevens werkt, heeft een geheimhoudingsplicht.

4. Beveiliging

We nemen passende maatregelen: versleutelde back-ups, gescheiden gegevens per organisatie, versleuteld bewaarde wachtwoorden en een logboek van wie wat deed.

5. Subverwerkers

• Anthropic (Verenigde Staten), voor de AI, alleen als die voor jullie aan staat, met de standaardcontractbepalingen.
• Een mailprovider, voor het versturen van mail.
• Een hostingbedrijf, voor het portaal en de back-ups.

Een nieuwe subverwerker melden we een maand van tevoren. Jullie mogen daar bezwaar tegen maken.

6. Datalekken

Bij een datalek laten we het jullie binnen 48 uur weten, met wat we weten en wat we doen.

7. Hulp bij rechten van betrokkenen

We helpen jullie als iemand zijn gegevens wil inzien, verbeteren of laten verwijderen.

8. Einde

Na het einde kunnen jullie alles downloaden. Daarna verwijderen we de gegevens, ook uit de back-ups zodra die verlopen.

9. Controle

Jullie mogen vragen hoe we de gegevens beschermen. We geven daar binnen redelijke tijd antwoord op.